문서를 잘쓰는 방법_문서의 5가지 분류 #

상사가 '감동'하는 수준 #

• 상사의 표면적 지시사항 뿐 아니라 의중을 정확히 알고 작성
• 상사의 지위를 고려해서 알고 있어야 할 사항을 별도로 조언
• 상사가 시키지 않아도 상사가 필요한 시기에 맞춰 적절한 자료 및 문서 제공
• 상사의 반응: 제공된 내용을 100% 신뢰, 제공자에게 항상 고마운 마음을 가짐

상사가 '만족'하는 수준 #

• 상사의 지시사항을 명확하게 이해하고 작성
• 상사가 더 이상 손을 보지 않고도 문서 보고가 가능
• 작성기한을 충분히 남기고 내용을 제공해서 상사의 생각을 반영할 여유 있음
• 상사의 반응: 시킨 업무를 성실하게 한 점을 칭찬, 일을 잘하는 사람이라고 평가

상사가 '납득'하거나 '아쉬움'을 느끼는 수준 #

• 상사의 지시 사항을 표면적으로 따랐으나 그 의미를 명확하게 이해하지 못한채 작성
• 작성기한 맞추었으나, 마감 무렵에 문서 제공
• 제공된 내용은 반드시 상사가 다시 손을 봐야 함
• 상사가 시킨것 이외의 내용을 질문하면 다시 확인해보겠다는 말 되풀이
• 상사의 반응: "열심히 했네" 라는 정도의 평가를 들음, "잘했어!" 나 "고맙다"는 말은 거의 하지 않음. 매번 상사가 손을 봐서 문서를 보완해야함.

상사가 불만을 느끼는 수준 #

• 제출할 때마다 "이게 대체 뭔소리야?"는 말을 자주 들음
• 으레 몇번 정도 고쳐달라를 요청을 받음
• 작성기한에 꼭 맞추거나 상사가 물어야 결과물 가져감
• 제시된 자료에 대해 물을때 잘 답변하지 못함
• 자신의 문서를 보고 상사가 왜 화를 내는지 이유는 암
• 상사의 반응: 중요한 일은 잘 시키지 않음. 매번 제공된 내용에 문제가 없는지 물음, 작성된 내용은 으레 상사가 다시 손을 본뒤 재작성하라고 지시해야함. 문서를 작성하라고 시킬때마다 잔소리를 많이 해야함

상사가 폭발을 하는 수준 #

• 상사가 지시한 내용과 다른 문서를 자주 작성
• 문서의 내용에 실수가 많고, 문서를 작성한 당사자 조차 무슨 얘기를 하고 싶은지 잘 모름
• 문서 작성은 원래 힘들고 어려운 일이라 욕 먹을 수 밖에 없다고 생각
• 상사가 질문을 많이 하면, 왜 나만 가지고 그러나 하는 생각을 함
• 다른 업무 때문에 상사가 지시한 문서 제출 마감일을 자주 미룸
• 상사가 진행상황을 물으면 "아직 못했는데요"라는 대답을 자주 함
• 상사의 반응: 문서를 제출할때즘이면 상사의 혈압도 높아지기 마련, 대부분 문서를 보기에 앞서 한숨을 쉬거나 담배에 불을 붙임. 하나하나 고치는 것보다 차라리 직접 쓰는게 낫겠다 생각을 함. 문서를 검토하다가 화를 주체하지 못하고 광분하기도 함

맺음말 #

• 고객은 당신의 문서로 당신을 평가합니다.
• 또한 문서의 평가권한은 철저하게 고객에게 있습니다.

Reference #

• 한페이지 보고서, 기획서(대림북스)